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4 étapes pour classer efficacement ses documents

Le rangement n’est pas le classement !

En effet, on entend par rangement, l’organisation matérielle des documents (dans des boîtes, des classeurs, une armoire, sur un disque dur etc.).

Quant au classement, c’est une opération intellectuelle qui consiste à rattacher un document ou un groupe de documents à une action précise, avec méthode afin de pouvoir facilement retrouver le document.

Étape 1: Une place précise pour chaque document

Chaque document doit être à une place précise. Factures, devis, plans, copies de déclarations, mais aussi vos matériels et consommables informatiques.

Pour commencer, nous vous conseillons de hiérarchiser vos classements sur 3 niveaux différents :

  • Votre bureau où ne sont rangé que les documents en cours d’utilisation,
  • Une pièce ou un rangement spécifique réservé aux documents de références,
  • Un endroit plus éloigné dédié aux archives.

Étape 2: Référencer un document

Donner un intitulé à chaque document selon leur nature .

Par exemple :

  • « réf…. » pour les documents de référence
  • « pro…. » pour les documents relatifs à un projet
  • « adm…. » pour les documents administratifs
  • etc.

Cette nomenclature peut être suivie d’une numérotation ou d’un système de datation. Par exemple, un devis datant du 03 avril 2009, pourrait être classé « dev03042009 ».

Étape 3: Conserver les documents sous forme papier ou les numériser ?

Conserver ses documents papier présente des avantages, notamment au niveau du confort de lecture.

Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie de vos documents. Cela permet une recherche facile par mots clés et référence. Très important : pensez à sauvegarder toutes vos données sur des supports durables et sécurisés.

Étape 4: Mobilier et accessoires

Le mobilier de rangement est un investissement indispensable :

  • Armoires à portes battantes ou coulissantes
  • Classeurs multi-tiroirs
  • Bibliothèques

A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés :

  • corbeilles superposables en format A4 ou même A3 (pratique pour les plans)
  • classeurs à levier
  • dossiers suspendus

Sachez profiter des couleurs disponibles pour pouvoir identifier visuellement le type de contenu sans même devoir lire l’étiquette. Vous pouvez par exemple réserver le vert pour les projets, le jaune pour la documentation technique, le bleu pour l’administratif et le rouge pour les rappels de facture…

Source: www.petite-entreprise.net
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